Algemene voorwaarden bij internationaal zaken doen?

In ons Burgerlijk Wetboek is in artikel 6:231 e.v. een strikte regeling met betrekking tot algemene voorwaarden opgenomen. De belangrijkste regel die regelmatig niet, of verkeerd, wordt toegepast is de regel die zegt dat u uw algemene voorwaarden tijdig vóór het sluiten van de overeenkomst aan de klant (consument of kleine ondernemer) dient te overhandigen (“ter hand te stellen”). Offline kunt u dat doen op papier en online door de voorwaarden aan te bieden in pdf- of word-bestand.

Wanneer u niet aan deze regel van tijdige terhandstelling voldoet, heeft uw klant de mogelijkheid om uw algemene voorwaarden te vernietigen. Dit betekent dat u zich niet meer op de bepalingen in de voorwaarden kunt beroepen.

Niet iedere klant kan echter uw algemene voorwaarden wegens niet tijdige terhandstelling vernietigen. Grote klanten (dit zijn o.a. ondernemingen met meer dan 50 werknemers) kunnen dit bijvoorbeeld niet. Van hen mag worden verwacht dat ze weten dat er in algemene voorwaarden beperkende bepalingen zijn opgenomen en dat zij hier zelf onderzoek naar doen voordat zij met de toepasselijkheid van algemene voorwaarden instemmen.

De uitzondering op de hoofdregel geldt daarnaast ook voor klanten die niet in Nederland gevestigd zijn. Ook zij kunnen, om de internationale handel niet te belemmeren, op grond van artikel 6:247 lid 2 BW de algemene voorwaarden niet vernietigen wegens niet tijdige terhandstelling. Dit betekent dus dat u bij internationale overeenkomsten uw algemene voorwaarden in principe niet voor het sluiten van de overeenkomst hoeft toe te sturen of te overhandigen.

Een geruststellende bepaling. Maar evenzeer onduidelijk, want, hoe wordt dan beoordeeld of u zich op de bepalingen uit uw algemene voorwaarden kunt beroepen? Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van een vaag criterium, namelijk de omstandigheden van het geval. Van belang bij beoordeling van de toepasselijkheid is bijvoorbeeld of het Weens Koopverdrag van toepassing is op de overeenkomst, of u al vaker met elkaar zaken heeft gedaan, hoe u naar de algemene voorwaarden verwijst en hoe u om instemming met de voorwaarden vraagt.

Daarnaast verschilt het antwoord op deze vraag per land. Zo is in Duitsland aangenomen dat de algemene voorwaarden voor het sluiten van de overeenkomst wel ter hand moeten worden gesteld en in België is dat weer niet zo.

Om discussies over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden te voorkomen is het daarom aan te raden om de algemene voorwaarden altijd voor het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter hand te stellen en in de offerte naar de toepasselijkheid van de voorwaarden te verwijzen. Ook in internationale transacties. Belangrijk is immers dat er wilsovereenstemming tussen u en de klant bestaat dat uw algemene voorwaarden van toepassing zullen zijn. Dan zit u, indien u dit op de juiste wijze doet, altijd goed.