Corona update: spoedwetgeving maakt digitaal vergaderen voor VvE’s mogelijk

Vergadering

Door de coronamaatregelen van de overheid zijn veel zaken praktisch onmogelijk geworden. Daarom gaan veel fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures, zoals VvE-vergaderingen, op dit moment niet door. Om hier oplossingen voor te bieden heeft het kabinet een wetsvoorstel ingediend voor een spoedwet, de ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’. Deze wet maakt het ook voor VvE’s tijdelijk mogelijk om digitaal te vergaderen en besluiten te nemen.

Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid

Doorgaans worden veel VvE-vergaderingen in het voorjaar gehouden, en dat is niet voor niets. Dit is de periode waarin jaarrekeningen moeten worden vastgesteld en decharge aan het bestuur moet worden verleend. Tegelijkertijd is dit ook vaak de periode waarin begrotingen worden goedgekeurd, de bijdrage aan het reservefonds wordt vastgesteld, bestuurders worden benoemd en belangrijke besluiten worden genomen over de jaarplanning.

Gelet op wet en rechtspraak zou het ook zonder de spoedwet al wel mogelijk moeten zijn om digitaal te vergaderen en te stemmen of buiten vergadering besluiten te nemen. Maar voor deze mogelijkheden gelden strenge vereisten en waarborgen, waardoor het – zeker voor grote VvE’s – erg complex wordt om rechtsgeldige besluiten te nemen.

Nu heeft kabinet begin april het initiatief genomen voor een noodwet, die het mogelijk maakt om daar waar fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk elektronische communicatiemiddelen te gebruiken. Deze wet geldt onder meer voor beursvennootschappen, besloten vennootschappen en verenigingen en biedt ook oplossingen voor VvE’s.

Wat betekent de spoedwet voor VvE’s?

Als het wetsvoorstel wordt aangenomen, krijgen VvE’s een aantal nieuwe mogelijkheden:

1. Verlenging termijn verslaglegging

De meeste VvE’s moeten uiterlijk vóór 1 juli vergaderen, waarbij de jaarrekening moet worden vastgesteld en het bestuur decharge moet worden verleend. Het Burgerlijk Wetboek biedt de mogelijkheid om deze periode met 6 maanden te verlengen, maar daarvoor is een besluit van de vergadering nodig. En juist dat is nu lastig. Daarom geeft de spoedwet deze mogelijkheid nu aan het bestuur van de VvE en/of de voorzitter van de vergadering.

Let op: wordt besloten tot uitstel? Dan mag de vergadering deze termijn straks niet nog eens met zes maanden verlengen. 

2. Digitaal vergaderen

Is het in verband met spoedeisende onderwerpen toch wenselijk om te in deze periode te vergaderen? En geven statuten en het splitsingsreglement daarvoor geen mogelijkheid? Dan geeft de spoedwet daarvoor wel de mogelijkheid. Hierbij gelden dan wel de volgende voorwaarden:

  • De vergadering moet door leden langs elektronische weg te volgen zijn, bijvoorbeeld via een livestream. Dit kan video of audio zijn.
  • Leden moeten in ieder geval tot 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid worden gesteld vragen te stellen over onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.
  • Behalve als dit gelet op de omstandigheden in redelijkheid niet kan worden gevergd, moeten leden ook tijdens de vergadering vragen kunnen stellen. 
  • De ingediende vragen moeten op de vergadering zelf worden beantwoord en voor de leden toegankelijk worden gemaakt (bijvoorbeeld via e-mail of op de website van de VvE).

    Ten aanzien van het stemmen bepaalt de wet:
  • Dat het bestuur mag beslissen dat het stemrecht alleen via een elektronisch communicatiemiddel kan worden uitgeoefend.
  • Dat dat het bestuur mag beslissen dat stemmen die voorafgaand aan de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, meetellen. 
  • Dat als een lid niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan een digitale vergadering, de genomen besluiten toch rechtsgeldig zijn

Daarnaast bepaalt de wet dat als in het reglement staat dat het bestuur fysiek bijeen moet komen om bepaalde bevoegdheden te kunnen uitoefenen, die bepalingen nu tijdelijk niet van toepassing zijn.

Ingangsdatum 

Het wetsvoorstel is op 8 april 2020 ingediend bij de Tweede Kamer. Naar verwachting wordt in de week van 13 april over het voorstel gestemd. Zodra zowel de Tweede als de Eerste Kamer met het voorstel hebben ingestemd, gaat het met terugwerkende kracht vanaf 23 maart 2020 in. De wet is tijdelijk en vervalt in principe per 1 september 2020, maar er is een mogelijkheid om telkens met twee maanden te verlengen.

Meer informatie?

Heeft u vragen over deze spoedwet? Neem dan gerust contact op met onze specialisten appartementsrecht.