De NDA: zes aanbevelingen uit de praktijk

Aan het begin van een mogelijke overname of samenwerking krijgen partijen vaak het verzoek om eerst informatie te delen. Het gaat dan doorgaans om vertrouwelijke gegevens over de onderneming die normaal gesproken niet met derden worden gedeeld. Het is dan gebruikelijk dat voordat informatie wordt gedeeld eerst een verplichting tot geheimhouding wordt vastgelegd. Dit gebeurt met een NDA (non-disclosure agreement of geheimhoudingsovereenkomst in het Nederlands).

Bij Van Till beoordelen wij doorlopend NDA’s en uiteraard hebben wij een eigen model om verder af te stemmen op beoogde transacties. Een NDA lijkt voor velen een standaard document, maar een goede geheimhoudingsovereenkomst is toegesneden op de specifieke situatie, context en partijen.

In dit blog delen we 6 aanbevelingen voor het opstellen van een geheimhoudingsovereenkomst en het gebruik daarvan. Aan de hand van deze 6 punten kunt u nagaan of uw NDA voldoet. Wilt u een NDA opstellen of laten controleren? Neem dan vooral contact met ons op.

1.    Inhoud NDA

In de NDA moeten een aantal zaken goed zijn vastgelegd , zoals:

• welke informatie met welk doel wordt gedeeld;
• hoe lang de verplichting tot geheimhouding bestaat;
• wie eigenaar is van welke informatie;
• wanneer op wiens verzoek welke informatie moet worden verwijderd.

Daarnaast is het goed om afspraken te maken over de mate waarin partijen de informatie binnen hun organisatie moeten beveiligen en/of met medewerkers kunnen delen. Daarbij is ons advies de kring van personen die de informatie mogen ontvangen altijd zoveel mogelijk te beperken. De partij die de informatie ontvangt moet er bovendien voor instaan dat de specifieke personen die de informatie ontvangen deze eveneens vertrouwelijk houden.

2.    Partijen bij de NDA

Dit lijkt een logische, maar het is goed om voldoende aandacht te besteden aan de vraag welke partij u de NDA laat ondertekenen. Wie ontvangt de informatie en welke partij kan worden aangesproken als achteraf toch vertrouwelijke informatie wordt gelekt? Deze vraag is bijvoorbeeld ook van belang in het geval dat een partij bestaat uit een concern met diverse groepsmaatschappijen.

3.    Boetebeding vs. schade na schenden NDA

Veel NDA’s die wij voorbij zien komen bevatten geen boetebeding. Vaak omdat zo’n beding al snel als minder vriendelijk wordt ervaren.

Houd er wel rekening mee dat u bij gebrek aan een boetebeding in geval van schending van de geheimhoudingsafspraak zult moeten aantonen wat de schade als gevolg van schending is. Dat kan behoorlijk complex zijn. Voor de partij die informatie deelt heeft een boetebeding (naast de mogelijkheid om schade te vorderen) daarom vaak de voorkeur.

4.    Non-wervingsbeding in geheimhoudingsovereenkomst

Vooral in het geval van NDA’s bij overnametrajecten zien wij vaak dat een partij wordt gevraagd zich te verbinden geen medewerkers van de andere partij te werven of in dienst te nemen. Zo’n verzoek kan vanzelfsprekend lijken, maar zeker voor grotere partijen die actief zijn in dezelfde branche kan dit onnodige nadelen hebben als na het tekenen van de NDA geen transactie plaatsvindt. Denk er goed over na of u hiervoor wilt tekenen.

5.    Vastleggen rechtskeuze en bevoegde rechter

Als de partijen gevestigd zijn in verschillende landen is het van belang om in de NDA een keuze te maken voor het toepasselijke recht en de bevoegde rechter. Zonder die keuze vast te leggen kunt u discussie krijgen over de vraag bij welke rechter in welk land u moet zijn indien u nakoming van de afspraken wilt vorderen. Dit wilt u voorkomen. Bovendien zit u in de meeste gevallen waarschijnlijk niet te wachten op een procedure in het buitenland.

6.    Behoedzaam delen van informatie (ondanks NDA)

Het tekenen van een NDA is vanzelfsprekend geen vrijbrief om direct alle vertrouwelijke informatie te delen met de andere partij. Ook als een NDA is getekend, is het van groot belang om zorgvuldig een selectie te maken van de informatie die u deelt.

Uiteindelijk kunt u ook na het tekenen van een NDA nooit zeker zijn bij wie de informatie belandt en eens de informatie is gedeeld heeft u hier geen invloed meer op. Weliswaar biedt een getekende NDA bescherming, maar als een geheimhoudingsafspraak achteraf toch geschonden wordt kan het ondanks een getekende NDA lastig zijn om aan te tonen waar het lek zit.

Advocaat met kennis van NDA / geheimhoudingsovereenkomsten

Heeft u een verzoek gekregen om een NDA te ondertekenen of is u gevraagd informatie te delen die u graag vertrouwelijk houdt? Graag kijken we met u mee om te zorgen dat u achteraf niet voor verrassingen komt te staan en uw bedrijfsinformatie optimaal beschermd blijft.

Voor vragen kunt u contact opnemen met advocaat ondernemingsrecht Marius Dekkers via m.dekkers@vantill.nl of door te bellen naar +31204700177.