Overheden moeten hun archiveringsplicht bewaken

Binnen het departement van Binnenlandse Zaken bestaat er enige zorg over gemeenten die niet volgens de wettelijke eisen archiveren. Uit onderzoek van de Rijksuniversiteit Groningen blijkt dat 21% van 390 onderzochte gemeenten niet goed archiveert. Dat wil zeggen dat 1 op de 5 gemeenten op dit punt steken laat vallen. Oorzaken zijn mogelijk een gebrek aan financiële middelen of te weinig kennis. Minister Plasterk wijst op het risico van schade als gevolg van niet of slecht archiveren:

‘Als gemeenten hun informatie van websites niet bewaren, dan kan dit nadeel of schade opleveren in kwesties van verantwoording of voor het vinden van bewijs. Daarbij kunnen moderne websites en dynamische webapplicaties bij onvolledige archivering tot onzekerheden leiden over de toegankelijkheid op termijn.’

Hij wijst op de eigen verantwoordelijkheid van de overheden:

‘Iedere overheid is verantwoordelijk voor het beheer van zijn eigen informatie en voor de toepassing van de Archiefwet. Deze regelgeving ziet ook op digitale informatie. Voor het toezicht op de naleving en de bestuurlijke handhaving van de voorschriften geldt het stelsel van interbestuurlijk toezicht (IBT) (…) Overheden zijn voor al hun taken, diensten en producten afhankelijk van technische innovaties en van een gedegen en betrouwbare administratie. De modernisering en vernetwerking van overheid en samenleving leiden tot steeds nieuwe vragen rond archivering en het beheer van gegevens en informatie. Dat heeft ook gevolgen voor toezicht en verantwoording.’

Overheden doen er goed aan na te gaan of zij compliant zijn met betrekking tot de uitgebreide Archiefwet- en regelgeving voor overheidsorganisaties.