Praktisch stappenplan voor een reorganisatie

De gezondheidscrisis die door het coronavirus is veroorzaakt lijkt in Europa (voorlopig) achter de rug. De economische crisis is echter pas net begonnen. Een aantal grote bedrijven heeft inmiddels een reorganisatie aangekondigd. Ook veel andere bedrijven zullen de komende tijd gedwongen worden tot herstructureren en reorganiseren. Voor de meeste ondernemers is een reorganisatie geen dagelijkse kost. In dit blog geeft Van Till advocaten daarom een praktisch stappenplan.

Stap 1: houd rekening met de NOW-boete

Zoals u in ons eerdere blog over de NOW 2.0 kon lezen, staat er voor ondernemingen die gebruik maken van deze steunmaatregel een boete op bedrijfseconomisch ontslag. Deze boete is, afhankelijk van de maatregel waar u gebruik van maakt(e), 100% of 150% van de tegemoetkoming voor de betreffende medewerker. 

Ontslaat u 20 of meer medewerkers zonder daarbij met de vakbonden, de OR of personeelsvertegenwoordiging te overleggen? Dan moet u 5% van de totaal ontvangen tegemoetkoming terugbetalen.

Als u gebruik maakt(e) van de NOW-regelingen is het dus goed om rekening te houden met deze boetes.

Stap 2: maak een reorganisatieplan

Iedere reorganisatie begint met een goede voorbereiding. Maak daarom een reorganisatieplan, daarmee kunt u in een later stadium tijd besparen. Onderdeel van dit reorganisatieplan is een business case. In deze business case schetst u, onderbouwd met cijfers, de scenario’s met en zonder reorganisatie. Ook analyseert u welke alternatieven u hebt en neemt u in de business case op welke andere maatregelen u al hebt genomen om kosten te besparen. Ook is het goed om in deze fase een tijdpad te maken en aan de slag te gaan met een communicatieplan (intern en extern).

Stap 3: stel vast hoeveel en welke medewerkers u moet ontslaan

Vervolgens stelt u vast wat de personele gevolgen zullen zijn: hoeveel en welke medewerkers moet u ontslaan? Daarbij heeft u enige beleidsvrijheid, maar moet u op punten rekening houden met strenge regels. Zo moet u het afspiegelingsbeginsel toepassen en onderzoeken of u de getroffen medewerkers kunt herplaatsen.

Afspiegelingsbeginsel

Het afspiegelingsbeginsel houdt in dat de leeftijdsopbouw van uw personeelsbestand na de reorganisatie zo veel mogelijk gelijk moet zijn aan de situatie voor de reorganisatie. Daarvoor verdeelt u medewerkers die in dezelfde functiegroep werkzaam zijn over een aantal leeftijdscategorieën. Vervolgens verdeelt u de ontslagen zoveel mogelijk over deze leeftijdscategorieën, in verhouding tot de bestaande personeelsopbouw. Daarbij geldt per leeftijdscategorie het principe ‘last in first out’.

Herplaatsing

Vervolgens moet u onderzoeken of de getroffen medewerkers kunnen solliciteren naar een nieuwe functie of herplaatst kunnen worden. Is dat niet het geval? Onderbouw dan goed waarom niet, het UWV en rechters zien hier streng op toe.

Stap 4: overleg met OR en/of vakbonden?

Afhankelijk van de omvang van uw onderneming en het aantal voorgenomen ontslagen moet u vervolgens in overleg met de OR (vanaf 50 werknemers) en/of de betrokken vakbonden (vanaf 20 ontslagen). Komt u niet aan deze aantallen? Dan kunt u door naar stap 5.

Vanaf 20 ontslagen binnen een tijdvak van 3 maanden en binnen 1 werkgebied is de Wet Melding Collectief Ontslag (WMCO) van toepassing. 

WMCO

Bent u van plan om binnen een tijdvak van 3 maanden en binnen 1 werkgebied 20 of meer medewerkers te ontslaan? Dan moet u op grond van de WMCO dit voornemen neerleggen bij het UWV en de vakbonden die in uw branche in beeld zijn. Het UWV zal deze melding voor kennisgeving aannemen. Met de melding bij de vakbonden vangt een termijn aan van een maand, waarin u samen met de vakbonden tot een akkoord moet komen over een sociaal plan. In veel gevallen zullen vakbonden niet op deze melding reageren. In dat geval kunt u – eventueel na een rappel – na deze maand door met de reorganisatie. Als de vakbonden wel veel leden binnen uw bedrijf of branche hebben, zullen zij doorgaans wel op uw melding reageren. Zij zullen dan afspraken met u willen maken over maatregelen om de impact op uw ontslagen medewerkers te beperken. Denkt u daarbij aan een mobiliteitsplan, een outplacementbudget, scholingsbudgetten, etc.

Tip: Veel ondernemers zien dit overleg met de vakbonden als een ‘moetje’, maar wij adviseren u deze stap zorgvuldig uit te voeren. Zodra u een akkoord met een representatief deel van de vakbonden weet te bereiken, zult u de reorganisatie daarna sneller kunnen afhandelen. Rechters zullen aangevochten ontslagen dan namelijk nog maar marginaal toetsen en slechts in schrijnende individuele gevallen een correctie toepassen.

OR

Heeft u een OR en is de verwachting dat de reorganisatie een belangrijk deel van de medewerkers zal treffen? Dan moet u uw voorgenomen besluit ook voorleggen aan de OR. De OR heeft op dit punt namelijk adviesrecht.

Tip: Neem de OR ook zo veel mogelijk mee in het hoe en waarom van uw plannen. Als de OR negatief adviseert over de reorganisatie en u besluit toch te reorganiseren, moet u 30 dagen wachten met het uitvoeren van uw plannen. In deze periode heeft de OR de mogelijkheid om beroep in te stellen bij de Ondernemingskamer. Deze vertraging is te voorkomen door de OR op tijd en zorgvuldig te betrekken.

Stap 5: overgaan tot ontslag

Op het moment dat u daadwerkelijk kunt overgaan tot ontslag, heeft u twee mogelijkheden.

• Aanvraag ontslagvergunning bij het UWV

U kunt een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV. Dat doet u digitaal. Uw aanvraag voorziet u van de informatie die u in de voorgaande stappen hebt verzameld. Uw medewerker krijgt de gelegenheid verweer te voeren. Het UWV beslist doorgaans binnen 4 weken. Als het UWV de ontslagvergunning verleent, kunt u overgaan tot ontslag (de medewerker kan nog wel in beroep bij de kantonrechter). Daarbij moet u rekening houden met de opzegtermijn en u bent transitievergoeding verschuldigd. 

• Ontslag met wederzijds goedvinden

U kunt er ook voor kiezen om in gesprek te gaan met uw medewerkers over een ontslag met wederzijds goedvinden. In dat geval sluit u een vaststellingsovereenkomst, waarin u afspraken maakt over het ontslag en de transitievergoeding. 

Heeft u reden om aan te nemen dat medewerkers zich in het zicht van de reorganisatie ziek zullen melden (waardoor het wettelijk opzegverbod in werking treedt)? Dien dan alvast een deel van de ontslagaanvraag in bij het UWV. Daarmee heeft een ziekmelding geen effect meer. Let wel op: in dat geval heeft u 2 weken de tijd om tot een vaststellingsovereenkomst te komen.

Tip: Zoals u bij het lezen van dit blog wel zult begrijpen is een reorganisatie een tijdrovend en kostbaar proces. Daarom adviseren wij u om met zo veel mogelijk medewerkers een vaststellingsovereenkomst te sluiten. Dat is de snelste oplossing en daarmee ook het minst kostbaar. De afhandeling van een ontslag hoeft dan slechts enkele dagen of weken te duren, in plaats van maanden. Voor uw medewerkers zit hier geen extra risico aan vast, een goede vaststellingsovereenkomst geeft namelijk garantie op een WW-uitkering.

Vragen?

Heeft u naar aanleiding van dit blog vragen over een (dreigende) reorganisatie? Behoefte aan advies en bijstand tijdens de onderhandelingen met de OR of de vakbonden, of kunt u hulp gebruiken bij het opstellen van een vaststellingsovereenkomst? Neem dan gerust contact op met de sectie arbeidsrecht van Van Till advocaten.