Statutaire plaats van vergadering niet meer heilig?

Vorige week blogte ik al over de uitspraak van de rechtbank Den Haag van 4 april 2012 (LJN BW 2533). Naast de bijzonderheid dat de rechtbank in deze zaak een beroep op de nietigheid van een ontslagbesluit naar maatstaven van redelijkheid en de billijkheid onaanvaardbaar achtte, is deze zaak ook op een ander punt interessant. De rechtbank oordeelde namelijk ook dat een beroep van de bestuurder op de vernietigbaarheid van het ontslagbesluit omdat de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) in een andere plaats dan de daartoe bij de statuten aangewezen plaats, had plaatsgevonden, eveneens naar maatstaven van redelijkheid en de billijkheid onaanvaardbaar was.

In de statuten van de vennootschap was bepaald dat de AVA diende te worden gehouden in ’s-Gravenhage. De AVA werd echter gehouden in Zoetermeer. Dit gebrek leidt in beginsel tot vernietigbaarheid van de genomen besluiten tijdens de AVA. De bestuurder (tevens aandeelhouder, hierna: bestuurder A) deed hierop een beroep bij de rechtbank Rotterdam. De andere bestuurder (tevens aandeelhouder: hierna bestuurder B) verweerde zich door te stellen dat de partijen voorafgaande aan de vergadering met elkaar hadden gecorrespondeerd over de datum, tijdstip en plaats van de AVA en dat het de andere bestuurder aldus bekend was dat de AVA zou plaatsvinden in Zoetermeer. De vennootschap hield aldaar feitelijk haar kantoor.

De rechtbank honoreerde dit verweer en overwoog bovendien dat bestuurder A niet had aangegeven op welke wijze zij in haar belangen was geschaad doordat de AVA niet in ’s-Gravenhage, maar in Zoetermeer heeft plaatsgevonden. De bestuurder A was tijdig op de hoogte gesteld dat de AVA in Zoetermeer zou plaatsvinden. Bestuurder A had ook niet aangegeven dat zij bezwaren zou hebben indien de AVA in Zoetermeer zou plaatsvinden. De rechtbank overwoog dat van de bestuurder verwacht mag worden dat, indien bij haar dergelijke bezwaren hadden bestaan, zij daar direct na ontvangst van de oproeping melding van maakt. Volgens de rechtbank is onder deze omstandigheden sprake van een dermate geringe afwijking van de statuten dat het beroep van bestuurder A op de vernietigbaarheid van de besluiten die zijn genomen tijdens de AVA, naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is.

Het is natuurlijk zo dat bestuurder A voorafgaande aan de AVA wist dat de AVA in Zoetermeer zou worden gehouden. Aan hem is geen informatie onthouden en hij is ook niet bewust misleid door op een andere plaats dan de statutaire plaats te vergaderen. Het gaat hier om een procedurefout(je). Bestuurder A had inderdaad ook direct na ontvangst van de oproeping kunnen melden dat de AVA niet werd gehouden in de daartoe bij de statuten aangewezen plaats. Dan wordt het wel heel gemakkelijk om een onwelgevallig besluit (zijn onvrijwillig ontslag als bestuurder!!) achteraf te laten vernietigen.

Anderzijds doet dit niets af aan het feit dat de AVA op grond van de statuten nu eenmaal niet in Zoetermeer kon worden gehouden. Deze procedureregels zijn van toepassing en er kan niet zomaar eenzijdig van worden afgeweken. Bovendien blijkt nergens uit de wet dat de aandeelhouder, zoals de rechtbank overweegt,  moet aangeven op welke wijze hij in zijn belangen is geschaad indien de AVA wordt gehouden in een andere plaats dan bij de statuten bepaald is (zie ook de kritische noot bij deze uitspraak van mr. J.M. Blanco Fernandez in JOR 2012, 210).

Het is aldus geen uitgemaakte zaak dat een beroep op de vernietigbaarheid van besluiten genomen tijdens een AVA die gehouden is in een andere plaats dan die bij statuten is bepaald, zal worden gehonoreerd door de rechter. De redelijkheid en billijkheid is een sterke correctiefactor, zo is gebleken. Een garantie is dit echter niet. Zekerheidshalve doen bestuurders die de AVA bijeenroepen er goed aan, zeker bij belangrijke besluiten zoals het onvrijwillig ontslag van een mede-bestuurder, in de oproeping kenbaar te maken dat de AVA zal plaatsvinden in de plaats zoals bepaald bij de statuten.